Systemdokumentasjon er enklere med skytjenester

Systemdokumentasjon er noe alle bedrifter bør ha, men som et fåtall faktisk har. Med skytjenester får du noen som tar over oppgaven for deg!

Enkelt forklart er systemdokumentasjon en oversikt over viktige IT-systemer som bedriften har. 

– Uten en god oversikt over IT-systemene er det vanskelig å avdekke svakheter, forebygge problemer, og ivareta sikkerheten til bedriften, forklarer Roar Pedersen, daglig leder ved Ålesund Data.

Les også: 5 utfordringer bedriften unngår med skytjenester

Mange bedrifter mangler systemdokumentasjon

Men systemdokumentasjon er noe som går i glemmeboka hos norske bedrifter. Noe mange dessverre får føle konsekvensene av. 

– Vi opplever stadig bedrifter som ikke har oversikt og lurer på om de er godt nok sikret eller om de har god nok backup. Siden bedriften ikke har noe form for systemdokumentasjon må våre teknikere først bruke tid på å finne ut av hvordan systemet er bygget opp, før de kan svare på spørsmålene og komme med råd til bedriften, forklarer Roar, og legger til. 

– Det kjente ordtaket «failing to plan is planning to fail», er i høyeste grad gjeldende når det kommer systemdokumentasjon.

Les også: Bedrift opplevde dataangrep: – Du er så hjelpesløs

Hva skal stå i bedriftens systemdokumentasjon?

Det finnes utallige måter å sette opp systemdokumentasjon. Noen bedrifter bruker egne dedikerte databasesystemer, men mange lager et enkelt oppsett i for eksempel word eller excel, og lagrer dokumentet som en PDF eller rett og slett på papir i en perm. 

Formålet med systemdokumentasjonen kan vi dele inn i 3 hovedgrupper:

• Dokumentasjon av nettverk og utstyr: Bidrar til å lette feilsøking og generelt arbeid med nettverket. Kan også brukes ved eventuelle forsikringsoppgjør. Eks: Dokumentere lokasjonen til utstyr som er plassert i lokalet til bedriften og dermed lettere kan finne enheten og bytte den.
• Avdekke svake punkt: Siden du gjennom systemdokumentasjonen får oversikt over alle enheter i nettverket, kan du enkelt identifisere eventuelle mangler. For eksempel vil du kunne avdekke manglende backup av kritiske data.
• Øke sikkerheten: Du kan se på systemdokumentasjonen som en IT-helsesjekk. Gjennom systemdokumentasjonen kan bedriften, eller innleid IT-arbeidere, danne seg et totalbilde av IT-helsen i bedrift. Dette gjør det enklere å få anbefalt sikkerhetsrutiner og sikkerhetsnivå, med tanke på å oppdage, forebygge, varsle og begrense skader.

Hvor ofte skal systemdokumentasjon oppdateres?

Systemdokumentasjon må være et levende dokument hvis den skal ha noe nytteverdi. 

– Systemer endres ofte over tid, derfor anbefaler vi å revidere systemdokumentasjonen årlig, og i tillegg ved større endringer i systemene. Kritisk nøkkelinformasjon, som for eksempel nye passord, bør fortløpende dokumenteres, forklarer Roar. 

Hvem skal ha tilgang til systemdokumentasjonen til bedriften?

Systemdokumentasjon er som dagboken til bedriften og inneholder sensitiv opplysning som du ikke vil skal komme på avveie. Derfor bør du tenke nøye over og være selektiv når det gis tilgang til dokumentet. 

– Vi bruker å si at færrest mulig skal ha tilgang til systemdokumentasjonen, og at det kan være lurt å følge «need to know-prinsippet». Det vil si at selv om en person har de nødvendige godkjenningene for å få tilgang til dokumentet, er det ikke sikkert det er nødvendig at han eller hun har tilgang, forklarer Roar.  

Les også: Skytjenester for bedrifter: Hvor god er sikkerheten?

Hvilke bedrifter er pålagt å ha systemdokumentasjon?

Bedrifter i helse- og omsorgssektoren, som er underlagt norm for informasjonssikkerhet og personvern, er pålagt å ha en form for systemdokumentasjon. Og rederier er gjennom IMO pålagt en viss grad av dokumentasjon over IT-systemer, utenom det er det ingen bedrifter som er pålagt av lov å ha systemdokumentasjon. 

– Når det er sagt, anbefaler vi likevel alle å ha en form for systemdokumentasjon.En systemdokumentasjon vil forenkle feilsøking og gi en god oversikt over hvor sterkt din bedrift er rustet mot angrep. I tillegg vil vi raskere kunne sette opp systemene etter for eksempel brann, forklarer Roar.

Skykunder slipper å lage systemdokumentasjon

Når en bedrift har egne IT-systemer i eget hus, må bedriften selv ivareta disse på en god måte, noe som blant annet innebærer å få på plass og oppdatere systemdokumentasjon. 

Men for bedrifter som er tilknyttet våre skytjenester er situasjonen en annen. 

– Når en bedrift tar i bruk skytjenester blir alt ansvaret med å lage systemdokumentasjon overlatt til den som leverer skytjenesten. Så for våre skykunder er det vi i Ålesund Data som skal ha oversikt over systemene i skyen, forklarer Roar.  

Vil du vite mer om våre skytjenester for bedrifter? 

Skytjenester for bedrifter: Hva er skytjenester?

Hva koster skytjenester for bedrifter?

Slik flytter du bedriften til skyen

Slik fungerer fagsystem og skytjenester